Cómo obtener más respuestas con un correo de solicitud de encuesta

¿Cuántas veces una aplicación para smartphone te ha pedido que la califiques y simplemente has cerrado el mensaje?

En promedio, solo el 5% de los usuarios de aplicaciones da su opinión a los desarrolladores mediante una reseña.

Los correos de encuesta se enfrentan al mismo dilema. Aunque son útiles para realizar estudios de mercado y recopilar opiniones de los clientes, aun así necesitas generar suficientes respuestas. Aquí tienes seis consejos para conseguir que más personas respondan a tus correos de solicitud de encuesta.

1. Explica El Motivo De Tu Encuesta

¿Te imaginas que alguien se acercara a ti de la nada y te preguntara por tu formación académica? Sería una situación incómoda y desagradable, ¿verdad?

No cometas el error de solicitar esa información sin explicar el contexto.

Si quieres que la gente responda a tu encuesta, debes explicar el propósito de la investigación. Sé transparente con tus clientes y explícales qué esperas conseguir. Además, asegúrate de que el asunto del correo sea claro y directo. Puedes usar un generador de asuntos para correos electrónicos que te ayude a escribir un asunto directo y que invite a tu cliente a participar.

Comienza el correo indicando su propósito y objetivo. Explica brevemente tus metas a corto y largo plazo. Por ejemplo, tu meta a corto plazo podría ser obtener opiniones sobre la experiencia de compra. La meta a largo plazo podría ser usar esa información para mejorar dicha experiencia.

También debes hacer que la encuesta sea relevante para quien participa. Muéstrale que la información que comparta también le beneficiará.

Este es un ejemplo de una buena introducción para un correo:

Este ejemplo nos lleva al siguiente consejo:

2. Indica Cuánto Tiempo Llevará

Debes decirle al destinatario cuánto tardará en completar la encuesta. Estará más dispuesto a participar si sabe que puede completarla rápidamente.

Si tu encuesta tarda bastante en completarse, informa de todos modos a los destinatarios cuánto tiempo llevará. Si se necesitan más de 15 minutos para completarla, quizá debas reconsiderar la cantidad de datos que recopilas.

Binance, una plataforma de intercambio de criptomonedas, indica a sus usuarios que su encuesta solo les llevará 30 segundos. Sin embargo, Binance también destaca que esos 30 segundos pueden ayudar a mejorar la plataforma.

Este correo de Binance se envía después de cada transacción externa.

Indicar cuánto se tarda en completar una encuesta demuestra que respetas el tiempo de tus ocupados clientes. También les permite organizarse para responderla. Conseguirás muchas más respuestas si eres sincero sobre el esfuerzo necesario. Nadie quiere apuntarse a una encuesta breve para descubrir después que tarda más de lo previsto en completarse.

3. Ofrece Incentivos

Antes mencioné que solo el 5% de las personas a las que se pide dejar una reseña sobre una aplicación lo hacen. Esa estadística corresponde a aplicaciones generales, como las de citas, las de productividad y los navegadores web. La tasa de reseñas de las aplicaciones de videojuegos es considerablemente mayor.

En los videojuegos, la tasa de reseñas se sitúa aproximadamente entre el 20% y el 30%.

Esto se debe a que los videojuegos suelen ofrecer objetos, monedas y beneficios dentro del juego a quienes dedican tiempo a dejar una reseña. ¿Estarías más dispuesto a completar un formulario breve en un restaurante si el camarero te dijera que, al hacerlo, recibirás gratis una hamburguesa de un cuarto de libra?

Algunas plataformas de comercio electrónico exitosas te recompensan con puntos y cupones de descuento por dejar una reseña sobre los productos y artículos de los vendedores.

Ahora aplica este concepto a tus formularios por correo electrónico.

Ofrece incentivos a los clientes que completen la encuesta de tu correo. Un incentivo demuestra que agradeces el tiempo que dedican y aumenta la probabilidad de que completen más encuestas en el futuro.

Puedes ofrecer cualquier tipo de incentivo relevante para tu negocio; por ejemplo, una prueba gratuita de 30 días de tu software prémium. Incluso podrías ofrecer un cupón de descuento o una participación en un sorteo.

Este es un ejemplo de correo de Pizza Pizza, una empresa canadiense de pizzas. Ofrece productos gratuitos con un pedido mínimo de $10 a los clientes que completen su encuesta.

Indicar desde el principio que ofreces un incentivo aumentará tus probabilidades de obtener respuestas.

4. Crea Una Sensación De Urgencia

Has demostrado que respetas el tiempo de tus clientes. Sin embargo, sigues necesitando esos datos. Cuanto antes los consigas, antes podrá tu empresa planificar sus campañas de marketing o presentar una nueva línea de productos.

Tu correo no puede quedarse acumulando polvo en la bandeja de entrada del destinatario.

Puedes crear una sensación de urgencia en dos pasos:

Informa al destinatario en el correo de la encuesta de que el incentivo solo está disponible durante un tiempo limitado. Dile que la encuesta solo será válida hasta, por ejemplo, una semana después del envío del correo. Destaca que, pasado ese plazo, no podrá reclamar ese atractivo incentivo. Envía hasta dos correos de seguimiento después del correo inicial para recordarle que se acerca la fecha límite de la oferta por tiempo limitado.

El primer correo de seguimiento (el segundo después del correo inicial) debe recordar al destinatario la oferta y la encuesta. Puede ser el correo inicial, pero con una redacción un poco diferente. Solo debes enviarlo si el destinatario no ha respondido después de uno o dos días. Puedes explorar diferentes proveedores de correo masivo para agilizar el proceso.

El segundo correo de seguimiento es la cuenta regresiva urgente. Es como esa última hora antes de entregar un trabajo en la universidad. En este correo puedes decirle al destinatario que se le acaba el tiempo para aprovechar el incentivo por tiempo limitado y que debe darse prisa y responder la breve encuesta.

Crear una sensación de urgencia ayudará a aumentar las tasas de respuesta, especialmente si ofreces un incentivo.

5. Hazla Breve

Debes hacer que tanto la encuesta como el correo que invita a completarla sean breves.

Es mejor recopilar solo algunos datos y contar con una muestra más grande que intentar recopilar una enorme cantidad de datos, lo que implica un formulario más largo y una muestra más pequeña. La gente prefiere las cosas breves y sencillas.

Es más probable que las personas participen en encuestas breves. Lo ideal es que tu encuesta dure menos de cinco minutos.

Evita preguntar lo mismo de distintas maneras. Identifica los datos y las métricas importantes que necesitas. Haz unas pocas preguntas esenciales para recopilar esos datos esenciales.

Cuando los destinatarios saben que pueden completar la encuesta en dos o tres minutos y que, además, recibirán a cambio un cupón de descuento, es más probable que la respondan de inmediato.

Quizá ni siquiera sea necesario enviar un correo de seguimiento.

Haz Que El Correo Sea Breve

También debes hacer que tu correo sea breve y contundente. Puedes decir mucho con pocas palabras.

Explica de forma directa qué esperas de tus clientes y describe brevemente el incentivo que pueden recibir. No te extiendas hablando de tu responsabilidad social corporativa, de qué hace tu empresa o de su orgullosa trayectoria si no tiene nada que ver con la encuesta.

Si vas a ofrecer un cupón, la cantidad de árboles que ha plantado tu empresa será lo que menos preocupe al destinatario.

Centra el correo en lo que esperas del destinatario y en lo que puede esperar de ti. Puedes hacerlo en apenas uno a seis párrafos.

Este ejemplo de la plataforma de reparto de comida Foodpanda solo tiene un párrafo. Sin embargo, consigue comunicar a los destinatarios que quiere que respondan una encuesta a cambio de una mejor experiencia de usuario.

6. Promociona Tu Marca Con Sutileza

La gente no se identifica con las marcas. Según Donald Miller, empresario y especialista en marketing, las personas se identifican con los beneficios y los problemas que resuelve la marca. Solo entonces atribuyen a esa marca la capacidad de resolver problemas.

En este caso, lo que resuelve el problema es tu incentivo gratuito. No les restriegues tu marca a los destinatarios. Si hay algo que destacar en tu correo, es el producto gratuito que recibirán.

Promocionar demasiado tu marca en un correo no solo resulta molesto y excesivamente comercial para el destinatario, sino que también ocupa mucho espacio. Podrías terminar usando demasiadas palabras sin decir absolutamente nada.

Así que, en lugar de profundizar en tu empresa, analiza primero a los destinatarios previstos.

¿Son clientes fieles de quienes intentas obtener opiniones? ¿O son leads interesados que acaban de suscribirse a un boletín? Si son los primeros, no necesitarás presentar tu marca.

Si aun así quieres promocionar tu marca entre los segundos, lo mejor es hacerlo con sutileza. Justo después del nombre de la empresa, menciona en una sola línea a qué se dedica.

Estos son algunos ejemplos:

Somos WingedBrogues. Fabricamos zapatos de cuero artesanales y asequibles para el caballero moderno.

Somos Take Five. Creamos réplicas de armas realistas pero seguras para productores de cine.

Somos Milky Way. Creamos postres espesos, fríos y cremosos.

La clave para describir tu marca de forma sutil pero eficaz es centrarte en una propuesta única de venta (USP) y usarla como la única frase sobre la marca en todo el correo.

Este es un correo de solicitud de encuesta de la herramienta de seguimiento del progreso Asana. En su solicitud de encuesta, no presumieron de cuántos usuarios tienen ni de su amplia variedad de funciones. Simplemente añadieron su logotipo y los colores de la marca al correo.

Es impresionante, pero sutil.

7. Optimiza El Momento De Envío De Tu Encuesta

El momento del envío desempeña un papel fundamental para aumentar la tasa de respuesta de la encuesta. Es más probable que los destinatarios participen cuando la reciben en un momento en el que pueden concentrarse. Por ejemplo, enviar un correo con una encuesta posterior a un evento entre 24 y 48 horas después permite recoger sus impresiones recientes y obtener opiniones valiosas. Para encuestas generales, procura enviarlas a media mañana o a primera hora de la tarde, cuando es más probable que la gente revise su correo.

Elegir bien el momento demuestra respeto por el horario del destinatario y aumenta la probabilidad de que las personas completen la encuesta. Para maximizar tus resultados, analiza los hábitos de tu audiencia con el correo electrónico y adapta el horario de envío en consecuencia. Enviar las encuestas en el momento adecuado es esencial para aplicar eficazmente los ejemplos de cómo pedirle a alguien que complete una encuesta.

8. Adapta La Encuesta a Tu Audiencia

Un enfoque único para todos suele quedarse corto cuando intentas recopilar opiniones. Adaptar tu encuesta de opinión del cliente a las necesidades específicas de tu público objetivo hace que sea más relevante y atractiva. Por ejemplo, en una encuesta de satisfacción del cliente, podrías preguntar a los compradores recientes sobre su experiencia de compra, mientras que un correo de encuesta posterior a un evento podría pedir a los asistentes a un webinar que opinen sobre contenidos específicos.

Al redactar las preguntas de la encuesta, usa un lenguaje y unos temas que conecten con los encuestados. Las encuestas personalizadas hacen que los destinatarios se sientan valorados, lo que genera más respuestas y datos de mayor calidad. Un correo de invitación a una encuesta convincente debe explicar claramente cómo sus respuestas ayudarán a mejorar los servicios o productos según sus necesidades específicas.

9. Usa Un Diseño Atractivo Para Captar La Atención De Los Destinatarios

Un correo de invitación a una encuesta visualmente atractivo causa una excelente primera impresión y anima a los destinatarios a hacer clic en el enlace de la encuesta. Incorpora elementos de tu marca, como el logotipo, las fuentes y los colores, para mantener la coherencia y el profesionalismo. Sin embargo, evita sobrecargar el correo con demasiadas imágenes o texto; mantenlo limpio y fácil de leer.

Divide el contenido en párrafos cortos o viñetas para guiar la atención del lector. Un correo profesional y visualmente atractivo mejora la experiencia general y aumenta las probabilidades de que los destinatarios completen tu encuesta de opinión.

10. Tranquiliza a Los Encuestados Sobre La Privacidad

La privacidad es una de las principales preocupaciones de muchos participantes, y abordarla desde el principio puede mejorar la tasa de respuesta de tu encuesta. En el correo de la encuesta de opinión del cliente, asegura a los destinatarios que sus respuestas serán confidenciales y solo se utilizarán para el propósito indicado. Esta garantía genera confianza y aumenta la probabilidad de que proporcionen opiniones sinceras y valiosas.

Por ejemplo, incluye una breve nota: «Tus respuestas a esta encuesta de satisfacción del cliente serán anónimas y se utilizarán únicamente para mejorar tu experiencia». La transparencia fomenta la confianza y la participación, lo que te permite recopilar opiniones de manera eficaz.

11. Incluye CTA Claros Y Prácticos

Un correo de invitación a una encuesta convincente debe incluir una llamada a la acción (CTA) clara que indique a los destinatarios exactamente qué deben hacer. Frases orientadas a la acción, como «Haz clic aquí para compartir tu opinión» o «Responde ahora a nuestra breve encuesta», llevan a los destinatarios directamente al enlace de la encuesta.

Además, haz que el CTA destaque visualmente mediante botones o texto en negrita. Un CTA directo reduce la confusión y facilita que los destinatarios participen en tu encuesta de opinión. Cuando la acción es fácil de completar, es más probable que los destinatarios compartan pronto su opinión como clientes.

12. Haz Un Seguimiento Estratégico

Muchos destinatarios pueden pasar por alto el correo inicial de tu encuesta de opinión del cliente, pero un seguimiento amable puede animarlos a participar. Envía un correo recordatorio unos días después del primero, en el que destaques la importancia de sus valiosas opiniones y los beneficios de completar la encuesta. Un segundo correo de seguimiento puede generar urgencia al resaltar una fecha límite de participación o los incentivos.

Procura no enviar demasiados mensajes de seguimiento, ya que podrían resultar intrusivos. Los seguimientos enviados en el momento adecuado son una forma comprobada de aumentar la tasa de respuesta de la encuesta sin molestar a los encuestados.

En Resumen

Ahora reunamos todos estos consejos en un ejemplo de correo de encuesta.

Este correo de ejemplo explica brevemente los objetivos a corto y largo plazo de la encuesta. También indica al lector que completarla lleva dos minutos, ofrece un cupón de descuento del 30%, describe cómo se puede usar y transmite una sensación de urgencia al informar que la oferta no durará para siempre.

Y, pese a incluir todo eso, el correo de ejemplo es relativamente breve.

Un último consejo: usa un tono conversacional en tu correo. Evita utilizar jerga solo para parecer inteligente. Es mejor que te entiendan con claridad que arriesgarte a cruzar la línea entre lo impresionante y lo pretencioso.

Optimizar tu tasa de respuesta no solo sirve para lograr un marketing eficaz. También concuerda con uno de los principios fundamentales de la investigación: conseguir una muestra lo más amplia posible.

Perfeccionar tus encuestas por correo te permite ahorrar mucho tiempo y dinero al proporcionarte datos valiosos. Puedes usar esa información para tomar decisiones empresariales mejor fundamentadas.

Autor

David Campbell es especialista en marketing digital en Ramp Ventures. Ayuda a gestionar el equipo de marketing de contenidos de Right Inbox. Cuando no está trabajando, disfruta viajando e intentando aprender español.