Aunque la mayoría de los CRM tienen formularios prediseñados, puede haber situaciones en las que sea más adecuado usar formularios personalizados fuera de la plataforma de CRM.
Hoy veremos cuándo deberías plantearte implementar un formulario personalizado y cómo conectarlo fácilmente con el CRM que elijas.
¿Cuándo Conviene Usar Formularios Personalizados?
Los formularios en línea son una solución sencilla y directa. Los insertas en tu sitio web y, cuando los leads o clientes los completan, obtienes su dirección de correo electrónico u otra información necesaria.
Puede que te convenga considerar formularios avanzados si necesitas:
Analítica Avanzada
Por ejemplo, quizá quieras analizar el comportamiento de los usuarios dentro de tu formulario para identificar los puntos de abandono, determinar si usan principalmente dispositivos móviles o de escritorio, o incluso rastrear el origen geográfico de los envíos. Los formularios pueden proporcionar muchos más datos que una simple dirección de correo electrónico 💡
Integraciones Con Sistemas Externos
En algunos casos, puede que necesites que los formularios se integren con sistemas externos o aplicaciones de terceros (sistemas de atención al cliente, plataformas de email marketing, pasarelas de pago). Usar una solución de formularios personalizados te permite garantizar un flujo de datos fluido entre los sistemas.
Pagos
También puedes encontrarte con situaciones en las que necesites aceptar pagos únicos o recurrentes mediante formularios en línea, algo que quizá no admitan todos los CRM. Aquí es donde los formularios en línea personalizados pueden resultar útiles, ya que te permiten integrar fácilmente funciones de procesamiento de pagos.
Consideraciones Sobre La Experiencia De Usuario
Si das prioridad a una experiencia específica para el usuario o cliente, o tienes requisitos particulares de interacción, usar una solución de formularios personalizados puede darte más control sobre el comportamiento del formulario, la interfaz y la experiencia de usuario general para lograr una mejor tasa de conversión. Puedes ser muy creativo con tus formularios, como hice yo al crear este formulario de comentarios para demostrarlo:
Elige Un Creador De Formularios Compatible
El primer paso es encontrar un creador de formularios en línea que cumpla tus requisitos.
Lo ideal es que el creador de formularios que elijas ofrezca elementos esenciales, como opciones para personalizar formularios, distintos tipos de campos, lógica condicional y la posibilidad de incorporar la carga de archivos o el procesamiento de pagos. También es importante comprobar que se adapte a dispositivos móviles, cumpla normativas de protección de datos como el GDPR y sea fácil de usar.
Además, la configuración de tu formulario debería ofrecerte la flexibilidad de insertarlo directamente en tu sitio web, compartirlo como ventana emergente o distribuirlo mediante un enlace.
Recuerda que los formularios pueden adoptar distintos formatos que van más allá de los campos estándar. Echa un vistazo a estos formularios insertados creados en involve.me, el creador de funnels de quizzes con IA y automatización de correo electrónico integrada:
Inserta formularios interactivos
Empieza gratis con una plantilla sin código
Formulario de reserva de citas para agencias Plantilla
Encuesta de compromiso de los empleados Plantilla
Candidatura espontánea Plantilla
Formulario de indemnización por pérdidas especulativas Plantilla
Formulario de calificación de inquilinos Plantilla
Formulario de contacto para seguros Plantilla
Al seleccionar tu creador de formularios, es preferible elegir uno que ofrezca una integración incorporada con tu plataforma de CRM. Quiero mostrarte cómo puedes integrar tu formulario con el CRM que elijas, tanto si cuenta con una integración nativa como si no.
Configura Una Integración Nativa
Veamos cómo se conecta involve.me con el CRM que elijas mediante una integración nativa. involve.me es el creador de funnels de quizzes con IA con automatización de correo electrónico integrada: crea quizzes, evaluaciones, calculadoras, flujos de recomendación de productos, landing pages y formularios que capturan datos de contacto, cualifican leads y procesan pagos.
Para darte algo de contexto, con los formularios creados con involve.me puedes capturar información de contacto, realizar encuestas, generar y cualificar leads e incluso procesar pagos.
involve.me tiene integraciones nativas con los CRM más populares, como HubSpot, Keap, Salesforce, Marketo Engage, Pipedrive, SALESmango, Zendesk Sell, Zoho CRM, Brevo y Freshales.
Así se configura la integración con HubSpot:
Ve a la pestaña Connect de la barra superior, busca la herramienta que quieras integrar (en nuestro caso, HubSpot CRM) y haz clic en Connect.
Después de establecer correctamente la integración con involve.me, puedes cambiar el nombre de la conexión haciendo clic en el icono del lápiz. Así podrás mantener todo organizado y evitar posibles confusiones, sobre todo si tienes varias conexiones configuradas.
La integración sincroniza automáticamente las propiedades predeterminadas con el CRM, y la automatización de correo electrónico integrada de involve.me envía correos de seguimiento o ejecuta una automatización para el mismo envío, de modo que el contacto reciba de inmediato el mensaje adecuado.
Una vez establecida la integración, conéctala al funnel específico en el que quieras usarla. Ve a tu panel o espacio de trabajo, abre el menú desplegable de la tarjeta del funnel y elige Connect. Para hacerlo, ve al panel o espacio de trabajo donde se encuentra tu proyecto. Desde allí, abre el menú desplegable de la tarjeta del proyecto y elige la opción "Connect".
Consejo profesional: Si el cumplimiento del GDPR es una prioridad, añade una casilla de consentimiento a tus funnels para obtener el consentimiento de los usuarios.
Para empezar, asegúrate de activar la opción "Only trigger integration when opt-in checkbox was selected" en la configuración de tu integración. Esta opción garantiza que la integración solo se active cuando el usuario haya marcado expresamente la casilla de consentimiento.
Conecta Tu CRM Con Formularios Mediante Zapier
Si no hay una integración directa, puedes conectar tu software mediante webhooks personalizados o Zapier.
Zapier es una plataforma fácil de usar que simplifica el proceso de conectar un creador de formularios con tu CRM (y otras 5,000+ aplicaciones compatibles).
Para conectar tu CRM con un creador de formularios en línea mediante Zapier, empieza por registrarte en Zapier si aún no tienes una cuenta. Zapier ofrece planes gratuitos y de pago con distintas funciones y límites de uso.
Elige el creador de formularios que quieras conectar (por ejemplo, involve.me). Después, elige tu CRM (yo elegí Pipedrive) y especifica el evento desencadenante que iniciará la integración, como un nuevo envío de formulario.
Configura los ajustes de la acción según tus requisitos. Prueba la acción para asegurarte de que funciona como esperas. Ponle un nombre a tu zap y actívalo para iniciar la automatización.
Una vez que el zap esté activo, se ejecutará automáticamente cada vez que ocurra el evento desencadenante y realizará la acción especificada según tu configuración. Puedes crear varios pasos y flujos de trabajo complejos añadiendo más acciones o usando filtros y condiciones en Zapier.
Conclusión
Usar formularios personalizados junto con tu CRM puede aportar un enorme valor en situaciones concretas en las que los formularios prediseñados del CRM no satisfagan plenamente tus requisitos. Incorpora formularios personalizados, adapta la experiencia de usuario, captura datos específicos e intégralos fácilmente con sistemas externos mediante Zapier o integraciones nativas.
Aprovecha el potencial de los formularios personalizados para mejorar los flujos de trabajo de tu CRM y ofrecer experiencias excepcionales a tus clientes. ¡Disfruta creando formularios!
