Cómo usar encuestas para mejorar la comunicación interna

Las encuestas siguen desempeñando un papel importante para comprender la demografía y el comportamiento humano.

Ofrecen información valiosa sobre los índices de rendimiento, el reconocimiento de marca y las preferencias de la audiencia. Desde escuelas y organizaciones sin fines de lucro hasta empresas emergentes y grandes corporaciones, la utilidad de las encuestas se puede resumir en una palabra: comprensión.

Sin embargo, utilizar estas encuestas eficazmente para la comunicación interna sigue siendo complejo. Esta guía lo explicará y ofrecerá estrategias para emplear encuestas con el fin de crear una cultura organizacional transparente, colaborativa y eficiente.

Importancia De Las Encuestas Para La Comunicación Interna

Las encuestas recopilan datos cualitativos. Esto significa que la información obtenida se basa en la percepción de quienes responden. Este tipo de opiniones de los empleados, aunque subjetivo, ofrece una medida auténtica de cómo se sienten quienes responden, facilita mejores procesos de auditoría de la comunicación interna y puede contribuir significativamente a mejorar la estrategia de comunicación interna de una empresa. Esto es lo que pueden hacer las encuestas:

• Las encuestas ayudan al personal de recursos humanos y a los miembros del equipo directivo a conocer a sus empleados, detectar deficiencias y diseñar estrategias para obtener mejores resultados. Buscan determinar el nivel de interacción y satisfacción laboral, por lo que funcionan eficazmente como KPI de satisfacción del cliente en un contexto interno.

• Las encuestas pueden ser el detonante que impulse el cambio, especialmente al abordar una comunicación deficiente o mejorar las estrategias de comunicación actuales. De hecho, una pregunta bien formulada en una encuesta para empleados puede ayudar mucho a esclarecer la eficacia de la comunicación con los empleados.

• Las encuestas también ayudan a automatizar el proceso de evaluación y capacitación de tus empleados. Completar una encuesta de opinión antes de la comunicación directa puede ahorrar tiempo y garantizar una comunicación constante. Hacer un quiz a los empleados sobre lo que recuerdan de la capacitación es una forma divertida de evaluar tu proceso de formación.

Los Equipos De Una Organización Necesitan Comunicarse

La comunicación interna sirve para establecer objetivos, facilitar la colaboración entre equipos, compartir la visión y la misión, y difundir información. Es importante que las empresas mantengan una comunicación constante con sus empleados para informarles de las novedades actuales y próximas, y mantener vivo el espíritu de equipo.

A menudo, los problemas de comunicación surgen por la falta de claridad o coherencia en la estrategia de comunicación interna.

Esto provoca que no se alcancen los objetivos, la pérdida de oportunidades de negocio y, en algunos casos, conflictos abiertos. Entonces, ¿qué se puede hacer?

La mejor manera de determinar la eficacia de la comunicación del equipo es hacer seguimiento de las métricas de los procesos de comunicación. Para ello, se pueden utilizar encuestas eficaces sobre la comunicación con los empleados y analizar los canales de comunicación interna.

¿Qué Son Los KPI De Comunicación Interna?

De vez en cuando, los responsables de equipo necesitan métricas que demuestren que su plan de comunicación interna contribuye a alcanzar los objetivos y al bienestar de los miembros del equipo. Estos KPI de comunicación interna pueden aportar información sobre la calidad de la comunicación y ayudar a identificar posibles problemas.

La comunicación interna, como cualquier otro aspecto de una organización, debe abordarse como un proyecto. Los equipos no se comunicarán al nivel deseado sin estrategias y objetivos definidos, y esta responsabilidad recae directamente sobre los gerentes. Entre otros indicadores, deben hacer seguimiento de:

• Tasa de respuesta a los mensajes internos

• Número de clics en correos electrónicos internos

• Tasa de rebote en las publicaciones del blog de la empresa

• Asistencia a actividades virtuales para fortalecer los vínculos del equipo

• Opiniones de los empleados sobre la empresa en plataformas externas, como sitios de empleo; comentarios de los empleados sobre la empresa en redes sociales

• Frecuencia de conflictos; motivación de los empleados

¿Por Qué Usar Encuestas Para Hacer Seguimiento De Los KPI?

Además de la actividad cuantitativa de los empleados, los responsables de equipo necesitan saber qué sienten (y piensan) realmente sobre el entorno laboral y el liderazgo. Aquí es donde resultan útiles las encuestas anónimas. Al realizar una encuesta de comunicación interna y formular la pregunta adecuada, se puede comprender mejor la comunicación en las empresas y cómo mejorarla. Así es como resultan útiles las encuestas:

1. Averigua Si Las Herramientas De Comunicación Interna Son Adecuadas

Existen varias herramientas de comunicación, pero puede que no todas sean adecuadas para tu empresa o equipo. Por ejemplo, una infografía podría ser más útil para tu pequeña organización que un webinar, especialmente si los empleados están en constante movimiento. Del mismo modo, una aplicación de chat para equipos podría ser más eficaz para difundir información que un correo electrónico que nadie abre.

Recomendación: Las preguntas de la encuesta de comunicación interna deben incluir una sección sobre las herramientas de comunicación que prefieren los empleados para distintas situaciones. 

2. Determina Qué Enfoques De Comunicación Funcionarán

Los equipos de comunicación interna deben encontrar formas atractivas de comunicarse. Es importante saber qué opinan los empleados de los métodos de comunicación actuales, si son demasiado formales o informales y si el contenido es demasiado extenso.

Recomendación: Las encuestas no deben incluir preguntas complejas. Deben preguntar por la frecuencia, el canal y el tipo de comunicación esperados.

3. Mejora El Rendimiento

Un estudio encontró una correlación entre el compromiso de los empleados y el estrés.

Una de las funciones de la comunicación interna es motivar y animar a los empleados. Esto debe ser primordial en todas las estrategias de comunicación. 

Supongamos que has notado una disminución del compromiso de los empleados con tus iniciativas de comunicación.

Una de las razones podría ser que el plan de comunicación interna no es claro, reflexivo ni coherente.

Recomendación: Las preguntas de la encuesta de comunicación interna deben comprobar si el empleado conoce las iniciativas de comunicación del equipo e incluir un sistema de valoración para clasificar las actividades de comunicación más eficaces. Pueden ser correos electrónicos o gráficos, videos o webinars programados. Incluso pueden ser avances.

Las encuestas ayudarán a los equipos de comunicación interna a concentrar sus esfuerzos en el canal de comunicación más eficaz para mejorar directamente el rendimiento de los empleados. 

Las preguntas sobre este tema deben ser lo más abiertas posible para demostrar la disposición de la organización a escuchar a los empleados y comprender sus deseos.

4. Mide La Reputación De Marca De Tu Empresa

A menudo, la reputación de una empresa depende de lo que sus empleados dicen de ella. La comunicación del equipo no solo debe transmitir información empresarial, sino también noticias centradas en las personas.

Los empleados deberían recibir más noticias sobre ascensos, beneficios y recompensas. Esto transmite una fuerte señal de apoyo y reconocimiento. Las encuestas son un medio excelente para medir esta señal y pueden servir como indicador de la reputación de marca. Según Statista, una de las principales razones por las que los empleados cambian de trabajo es la falta de recompensas y bonificaciones.

Recomendación: Los responsables de equipo pueden (y deben) analizar las métricas de las encuestas para determinar la reputación interna de la marca. Es preferible que estas preguntas no sean abiertas, ya que es probable que las respuestas se basen en los sentimientos de quienes responden. En su lugar, deben utilizarse escalas de valoración con opciones como «De acuerdo», «Totalmente de acuerdo», «En desacuerdo» y «Totalmente en desacuerdo».

5. Involucra a Tus Empleados

La comunicación interna debe competir por la atención de los empleados tanto como cualquier otro asunto que ocupe su mente. El compromiso de los empleados es importante para incentivarlos, educarlos, inspirarlos y entretenerlos. Según Harvard Business Review:

Recomendación: Usa encuestas para descubrir qué quieren ver tus empleados. No basta con limitarse a enviar información; los empleados deben esperar con interés recibirla e interactuar con ella.

Reflexiones Finales

Al reforzar las iniciativas de comunicación interna y formular las preguntas clave que permitan conocer lo que piensan quienes responden, en lugar de lo que sienten, los responsables de equipo pueden aumentar la satisfacción de los empleados y abrir nuevas vías hacia el éxito de la organización.

En última instancia, una comunicación empresarial eficaz consiste en comprender las necesidades y percepciones de los empleados y en abordar eficazmente los problemas de comunicación. Por tanto, las encuestas pueden ser fundamentales para mejorar la comunicación con los empleados y fomentar un entorno laboral más saludable y comunicativo.

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Estas pueden ser una parte esencial de tu estrategia de comunicación interna y facilitar un diálogo más significativo dentro de tu equipo.

Autor

Nikola Baldikov es director de marketing digital en Brosix, especializado en marketing de SAAS, SEO y estrategias de difusión. Además de su pasión por el marketing digital, es un gran aficionado al fútbol y le encanta bailar.