Guía para crear formularios profesionales de registro de eventos

Los eventos empresariales ofrecen una vía para forjar nuevas alianzas, acceder a valiosas oportunidades de aprendizaje y explorar formas de ampliar el mercado. La primera impresión suele comenzar con el proceso de registro, por lo que es fundamental crear formularios de registro de eventos.

Este artículo te guiará en la creación de un formulario online de registro de eventos bien diseñado y fácil de usar mediante un creador sin código. Te acompañaremos en cada paso, desde el diseño hasta la recopilación de datos, para garantizar que tu formulario de registro online no solo cumpla su función, sino que también siente las bases de un evento exitoso.

Convirtamos esa primera interacción en una impresión duradera.

Paso 1: Prepara Tu Formulario Online De Registro De Eventos

Antes de entrar en los detalles de la creación de un formulario de registro de eventos, es importante que tengas claras tus necesidades y los elementos de diseño. A continuación encontrarás algunos aspectos clave que debes considerar.

Evalúa Tus Necesidades

En primer lugar, determina qué información necesitas de los asistentes al evento. Como mínimo, debes recopilar:

• Datos de contacto: Nombre completo, número de teléfono y dirección de correo electrónico.

• Datos profesionales: Empresa, cargo, etc.

• Detalles de asistencia: Número de invitados y sesiones o talleres preferidos

Ten en cuenta cualquier requisito específico relacionado con el tipo de evento. Por ejemplo, si se trata de una conferencia técnica, puedes incluir el nivel de experiencia del asistente en el tema.

Las preguntas personalizadas aportan un toque personal a tu formulario de registro y pueden brindar información que las preguntas genéricas no ofrecen.

Por ejemplo:

• ¿Qué esperas obtener de este evento?

• ¿Tienes alguna preferencia alimentaria?

• ¿Te gustaría inscribirte en sesiones paralelas o actividades adicionales?

Decide Los Elementos De Diseño

La coherencia es clave para la marca. Un formulario de registro interactivo y adaptable es una extensión de la identidad de tu marca. Esto implica:

• Usar la paleta de colores que representa a tu marca.

• Incorporar el logotipo de tu empresa.

• Hacer que la tipografía coincida con la de tus demás materiales de marca.

A nadie le gusta completar un formulario largo y aburrido. Para mantener el interés de los posibles asistentes, ten en cuenta lo siguiente:

• Usa imágenes: Añade fotografías o gráficos relevantes que complementen la temática del evento.

• Simplifica el diseño: Asegúrate de que sea limpio, ordenado y fácil de navegar.

Paso 2: Elige Un Creador Sin Código

Hay varios plugins de creación de formularios online disponibles.

Estoy creando esto en involve.me, el creador de funnels de quizzes con AI y automatización de correo electrónico integrada. El editor de arrastrar y soltar no requiere código, el AI Agent puede generar el funnel de registro a partir de una instrucción breve y Automations envía la secuencia de correos de confirmación en cuanto se completa un registro. Las integraciones envían el contacto al resto de tus herramientas mediante la pestaña Connect.

Puedes registrarte fácilmente con tu cuenta de Google o Microsoft para acceder rápidamente. También puedes crear una cuenta con tu dirección de correo electrónico y confirmar de inmediato el correo recibido para proteger tu inicio de sesión. Una vez que hayas iniciado sesión, explora las funciones de la plataforma y empieza a crear tu formulario de registro de eventos.

Paso 3: Selecciona Una Plantilla O Empieza Desde Cero

Ahora es el momento de decidir la estructura de tu formulario de registro de eventos. Tienes 2 opciones:

Primera Opción: Usa Plantillas De Formularios Online De Registro De Eventos:

• Ve a la sección "Plantillas" de la plataforma.

• Explora las distintas plantillas diseñadas para diferentes fines. Como te centras en el registro de eventos, filtra las opciones para mostrar únicamente plantillas de formularios de registro de eventos.

• Cuando encuentres una plantilla que encaje con la temática y los requisitos de tu evento, haz clic en ella para obtener una vista previa y luego selecciona "Usar esta plantilla" para empezar.

Segunda Opción: Crea Un Formulario Nuevo Desde Cero

Si quieres crear tu formulario desde cero, selecciona la opción "Crear nuevo proyecto". Accederás a un lienzo en blanco donde podrás empezar a añadir elementos de contenido.

Paso 4: Ponle Nombre a Tu Proyecto

El siguiente paso fundamental es ponerle nombre a tu proyecto. Esto es importante no solo para mantener tu propia organización, sino también para transmitir a los asistentes un mensaje de marca coherente.

Por ejemplo, supongamos que organizas una conferencia de marketing dirigida a clientes empresariales. Un nombre adecuado para el proyecto podría ser "Registro para el evento de marketing", ya que comunica de forma concisa el propósito del formulario y conecta con el público objetivo.

Elige El Tipo De Funnel

Para un funnel de registro de eventos, elige el tipo de funnel con página de agradecimiento (resultado único). Así, cada asistente verá la misma página de confirmación justo después de enviar el formulario y sabrá que su plaza está asegurada.

Paso 5: Personaliza Tu Plantilla

Personalizar tu formulario de registro de eventos implica añadir preguntas relevantes, campos de formulario y elementos de marca. Este paso garantiza que el formulario recopile toda la información necesaria y refleje la identidad de tu marca. Puedes cambiar la fuente, el color y el fondo de tu formulario mediante distintos elementos de diseño de “Elementos de contenido”.

• Inserta el logotipo de tu empresa en un lugar destacado, como el encabezado, para que la marca se reconozca al instante.

• Usa la paleta de colores de tu marca en elementos como botones, encabezados y casillas de verificación para mantener una apariencia coherente.

• Asegúrate de que las fuentes utilizadas coincidan con la tipografía de tu marca para mantener la coherencia.

Añade Preguntas Y Campos De Formulario

Primera página: Empieza añadiendo la información esencial del evento y una imagen relevante para establecer el tono. Arrastra y suelta un botón desde los elementos de contenido y llámalo "Reservar mi plaza".

Segunda página: Aquí, incluye campos para recopilar información básica, como el nombre y el correo electrónico.

Consejo profesional: Utiliza la casilla de suscripción para que los clientes puedan suscribirse a tu newsletter.

• Pregunta de opción múltiple: Añade una sección de opción múltiple para que los clientes elijan entre distintas opciones de talleres. También puedes añadir otros tipos de campos, como opciones de pago.

• Consentimiento para el tratamiento de datos: Inserta otra casilla de consentimiento para aceptar el tratamiento de datos personales. Vincúlala a una ventana emergente que explique en detalle tu acuerdo de tratamiento de datos.

• Botón final: Añade un botón final llamado "Asistir" para enviar el formulario.

Experiencia Posterior Al Envío

Añade una página de agradecimiento que dirija a los clientes después de hacer clic en "Asistir". Incluye un mensaje que confirme su registro y les agradezca su interés. Añade también botones para compartir, de modo que tu público pueda compartir fácilmente el formulario del evento con sus contactos.

Paso 6: Integra El Formulario Con Otras Plataformas (opcional)

También puedes integrar tu formulario con otras plataformas para la recopilación de datos o para facilitar pagos online. Por ejemplo:

• Marketing por correo electrónico: Conecta tu formulario con plataformas como Mailchimp para añadir automáticamente las nuevas suscripciones a tu lista de correo.

• Sistemas CRM: La integración con sistemas CRM como Salesforce o HubSpot te permite actualizar automáticamente los registros de clientes o crear nuevos leads cuando alguien se registra.

Paso 7: Previsualiza Y Publica

Antes de publicar, es fundamental previsualizar tu formulario para asegurarte de que todo se vea y funcione correctamente. Cuando estés conforme, podrás publicarlo. Haz clic en el botón "Publicar" para que tu público pueda acceder al formulario.

Paso 8: Comparte El Formulario De Tu Evento

Tu atractivo formulario ya está publicado, pero el último paso es mostrárselo a los posibles asistentes. involve.me ofrece las siguientes opciones:

• Enlace directo: Genera un enlace directo para compartir el formulario y distribúyelo por correo electrónico o plataformas de mensajería.

• Insertar en un sitio web: Si tienes una landing page para el evento, puedes insertar allí el formulario. Así crearás un enlace de registro para el evento.

• Compartir en redes sociales: Usa las opciones integradas de la plataforma para compartir en redes sociales y publica tu formulario en redes como Facebook, Twitter o LinkedIn.

• Código QR: Genera un código QR que dirija a las personas al formulario de registro cuando lo escaneen.

• Invitar por correo electrónico: Envía invitaciones personalizadas por correo electrónico que incluyan el enlace al formulario.

Recopilación De Respuestas Del Formulario 

involve.me ofrece potentes funciones de análisis, que te proporcionan información muy valiosa sobre el rendimiento de tu formulario de registro de eventos. Incluso puedes procesar las cuotas de inscripción de próximos eventos si el tuyo requiere el pago de una entrada.

Comprender estos datos puede ayudarte a optimizar tu formulario para lograr una mayor eficiencia y mejores tasas de conversión.

Resumen De Respuestas Y Métricas Clave

Estas métricas ofrecen una visión general del rendimiento de tu formulario e incluyen estadísticas clave como el número de visitas, los envíos, la tasa de finalización y el tiempo promedio que tarda un usuario en completarlo.

Métricas Detalladas

Las métricas detalladas van un paso más allá y muestran el funnel del usuario: dónde empiezan a interactuar los visitantes, dónde abandonan y dónde completan los envíos. Esta función te permite identificar las áreas que podrían necesitar mejoras para aumentar la interacción de los usuarios y la conversión.

Respuestas, Datos Personales Y Pagos

Puedes consultar respuestas individuales, recopilar datos personales de forma conforme con la normativa e incluso procesar pagos si tu evento requiere el pago de una entrada.

Informes Generados Por AI

involve.me ahora ofrece informes generados por AI, que brindan información detallada sobre el comportamiento y las preferencias de tu público sin que tengas que revisar enormes cantidades de datos sin procesar.

Exportación De Datos

Para realizar análisis avanzados o integrar otras herramientas, involve.me te permite exportar fácilmente los datos recopilados. Tanto si los exportas a una hoja de cálculo como directamente a un CRM u otra herramienta de análisis, el proceso es sencillo.

Conclusión

Con el enfoque y las herramientas adecuados, los organizadores pueden crear formularios de registro que sirvan como un sólido punto de partida para crear un evento memorable y exitoso. Plataformas como involve.me simplifican este proceso con una interfaz fácil de usar y sin código, herramientas de análisis y plantillas prediseñadas de formularios de registro de eventos para ayudarte a crear formularios en cuestión de minutos.

Entonces, ¿por qué no crear un formulario de registro para eventos virtuales que no solo recopile información esencial, sino que también mejore la experiencia de los asistentes? ¡Empieza ahora!